4 tips για να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των projects

4 tips για να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των projects

H οργανωτική διαχείριση κάθε project, κάθε έργου, είναι εξαιρετικά πιθανό να αποτελέσει μια ιδιαίτερα πολύπλοκη διαδικασία για κάθε επιχείρηση, ειδικά αν δεν έχει υπάρξει προνοητικότητα και δεν έχουν γίνει οι απαραίτητες προετοιμασίες. Η  χρήση κάποιου συστήματος λογισμικού, μιας εφαρμογής μέσω της οποίας θα γίνεται το project management, είναι συχνά ένας εξαιρετικός τρόπος για να απλοποιηθεί η όλη διαδικασία και να εξασφαλιστεί πως όλα τα εμπλεκόμενα μέλη του προσωπικού για κάθε project, δουλεύουν μαζί και αρμονικά για την ολοκλήρωσή του. Παρά όμως τις υποσχέσεις που έρχονται με κάθε τέτοιο project management σύστημα, δεν είναι καθόλου σπάνιο φαινόμενο, ορισμένοι από τους υπαλλήλους να είναι ιδιαίτερα διστακτικοί να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό και τα ιδιαίτερα χρήσιμα και κρίσιμα χαρακτηριστικά που αυτό προσφέρει.

Είναι προφανές και έχει αποδειχθεί στην πράξη από χιλιάδες εταιρίες, πως ένα project management σύστημα, όταν εφαρμοστεί με τον κατάλληλο τρόπο, μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα αποτελεσματικό και να φέρει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα. Οι εταιρίες γίνονται πραγματικά πολύ περισσότερο παραγωγικές και διασφαλίζουν το μέγιστο δυνατό όφελος και αρμονία σε κάθε τους διεργασία. Διαβάστε τα παρακάτω tips για να πετύχετε τη βελτιστοποίηση στο δικό σας project management σύστημα.

Βρείτε το σύστημα που είναι κατάλληλο για την επιχείρηση και τον προϋπολογισμό σας

Στην αγορά είναι διαθέσιμη μια μεγάλη ποικιλία συστημάτων  για το project management, είτε θέλετε να διαχειριστείτε το CRM (Customer Relationship Management) σύστημα, είτε οποιοδήποτε άλλο έργο, με κάθε ένα από αυτά να προσφέρει μια διαφορετική γκάμα λειτουργικότητας και χαρακτηριστικών. Πριν καταλήξετε στο σύστημα που θα επιλέξετε, είναι κομβικής σημασίας να έχετε προηγουμένως αντιληφθεί σε βάθος τις ανάγκες σας. Αν αναζητάτε ένα απλό εργαλείο για να διαχειρίζεστε διεργασίες, εξορθολογίζοντας παράλληλα την επικοινωνία των εμπλεκομένων, ενώ παράλληλα επιθυμείτε να έχετε και τη δυνατότητα για κοινόχρηστη χρήση ψηφιακών αρχείων, είναι σημαντικό να αποφύγετε όλα τα συστήματα που προσφέρουν επιπρόσθετα χαρακτηριστικά. Εκτός του έξτρα κόστους, μπορεί οι επιπλέον λειτουργικότητες να δυσκολέψουν και να προκαλέσουν σύγχυση στην ομάδα του προσωπικού, κάτι που θα αποθαρρύνει τη χρήση αυτών των συστημάτων.

Αν ο προϋπολογισμός σας είναι περιορισμένος, είναι κρίσιμο να καθορίσετε τους σκοπούς και τους στόχους σας με τον πλέον ξεκάθαρο τρόπο. Εξετάστε τα χαρακτηριστικά του υποψήφιου συστήματος και καθορίστε αν σας είναι απολύτως απαραίτητα και σταδιακά θα καταλήξετε στη λύση που εκπληρώνει επακριβώς τις απαιτήσεις σας. Οποιαδήποτε κι αν είναι η επιλογή σας, θα πρέπει να κάνετε μια δοκιμή εντός της επιχείρησης για να διασφαλίσετε πως το προσωπικό δεν έχει προβλήματα με το νέο σύστημα και πως θα απαιτηθεί η ελάχιστη δυνατή υποστήριξη από το IT τμήμα.

Σκεφτείτε τη φορητότητα

Σταδιακά όλο και περισσότεροι υπάλληλοι εργάζονται εν κινήσει και κάνουν χρήση mobile συσκευών για να ολοκληρώσουν εταιρικές διεργασίες. Αν αυτό ισχύει και για τη δική σας επιχείρηση, είναι εξαιρετικά σημαντικό να εξασφαλίσετε πως η πλατφόρμα που πρόκειται να υιοθετήσετε, υποστηρίζει τη χρήση μέσω φορητών συσκευών και επιτρέπει στο προσωπικό να εργάζεται από οπουδήποτε, οποιαδήποτε στιγμή, κάτι που θα αυξήσει σημαντικά την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα σε κάθε ένα από τα project.

Διασφαλίστε τη σωστή ενσωμάτωση

Η ολοκλήρωση και η σωστή διαχείριση των έργων δεν αποτελεί το μοναδικό στόχο για τα project management συστήματα. Πολλές επιχειρήσεις θέλουν να έχουν τη δυνατότητα να καταγράφουν και να μοιράζονται τα δεδομένα από αυτά τα συστήματα και σε άλλες εφαρμογές και πλατφόρμες, που τρέχουν παράλληλα εντός της επιχείρησης. Για παράδειγμα το Microsoft Project συνεργάζεται με το Office 365, το Outlook και το SharePoint, προσφέροντας μια ολοκληρωμένη λύση στους χρήστες που μπορούν να ολοκληρώνουν αρμονικά πολλές λειτουργίες και να αυξάνουν έτσι την αποτελεσματικότητα τους.

Βρείτε τον κατάλληλο χρήστη που θα γνωρίζει σε βάθος το λογισμικό

Αν θέλετε να αγγίξετε πραγματικά υψηλά επίπεδα προσαρμογής για το σύστημά σας, είναι απαραίτητο να βρείτε έναν πολύ ισχυρό χρήστη που θα το διαχειρίζεται και θα εξασφαλίζει πως όλα τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σας, θα έχουν όλα τα απαραίτητα εφόδια και την εκπαίδευση για να εκμεταλλευτούν στο έπακρο κάθε δυνατότητα της πλατφόρμας. Ο χρήστης αυτός θα πρέπει να γνωρίζει σε βάθος την πλατφόρμα, τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες της και θα αποτελεί τον απαραίτητο μηχανισμό υποστήριξης, που θα βοηθήσει στη βελτιστοποίηση όλων των σχετικών διεργασιών.

 

Share This

Leave a Comment